La gestión de cambios de primera clase nunca ha sido más valiosa

Por Nancy Lyskawa, vicepresidenta ejecutiva de incorporación global de clientes, Rimini Street

El año pasado estuvo plagado de cambios repentinos, y en tecnología eso ha significado una variedad de cosas. Por ejemplo, los departamentos de TI han tenido que navegar por los mandatos del trabajo desde casa, cambiando fundamentalmente dónde y cómo los equipos trabajan juntos. Al mismo tiempo, algunas organizaciones pueden estar lidiando con otras presiones, como la reestructuración organizacional, incluyendo la reducción o revisión de la infraestructura de TI con nuevos socios de AMS y soporte y el mandato de volverse digital, todo con la sensación generalizada y constante de ansiedad que viene junto con una pandemia mundial.

Se podría argumentar que, en este entorno, la gestión del cambio nunca ha sido más importante. Después de todo, uno de los componentes más cruciales de la gestión eficaz del cambio es la capacidad de ser sensible a los cambios que afectan a las personas y de reducir la ansiedad y la incertidumbre para que sus equipos se sientan cómodos con las nuevas formas de trabajar y puedan avanzar sin riesgo sin perder el ritmo. La forma en que esto se ejecuta varía en función de una serie de factores, como el tamaño de una organización y los sistemas y / o procesos que se están transformando, pero existen algunas mejores prácticas que se aplican en la mayoría de las situaciones.

Lo primero es lo primero: identifica a tus agentes de cambio

Un patrocinador ejecutivo comprometido con el cambio es vital. Este patrocinador ejecutivo debe ser una persona que tenga la visión y las habilidades de liderazgo para liderar el cambio dentro de la organización, ya sea renovando la estrategia de TI, cambiando a un nuevo socio de AMS o moviendo sistemas críticos para el negocio a un entorno de nube pública o defendiendo una estrategia digital. Cada vez que se produce un cambio organizacional de TI de importancia, necesitas un líder que tenga la perspicacia y la empatía para comprender el impacto en sus equipos y que pueda permanecer activo, visible e inspirar a las personas a confiar en la nueva dirección que se ha establecido. Este tiene la visión de comprender las necesidades comerciales y ver la próxima innovación tecnológica, dónde debe invertir la empresa y cómo lograr que sus equipos adopten el cambio.

Además de tener la capacidad de visualizar dónde se deben realizar inversiones clave en tecnología digital, migración a la nube y seguridad durante los próximos cinco años, los líderes de gestión del cambio dentro de una organización también necesitan presencia ejecutiva y una personalidad accesible. Necesitan la capacidad de influir en el grupo completo de personas afectadas, incluyendo compañeros ejecutivos, líderes empresariales y profesionales de TI; necesitan esa “calidad” que tienen los mejores líderes. El liderazgo de cambio efectivo en una empresa inspira a los equipos a tener confianza y sentirse cómodos con la visión y el deseo de seguirla.

Cuando se trata de la gestión del cambio en la tecnología, normalmente me gusta ver al CIO como el patrocinador ejecutivo y, a veces, también como el CTO. También suele ser beneficioso tener al director financiero a bordo porque son los responsables del negocio quienes también tienen que aceptar el cambio. El lado comercial de la casa necesita alcanzar sus números, atender a sus clientes y mantener la organización en funcionamiento; no pueden permitirse que esto se vea afectado por los cambios tecnológicos que interrumpen la estabilidad y el rendimiento del sistema.

Tres mejores prácticas de gestión del cambio para adoptar

Nuevamente, la forma en que se manifiesta la gestión del cambio puede variar de un lugar de trabajo a otro, pero hay tres mejores prácticas que encuentro útiles en casi todas las situaciones:
 

1. Liderar con transparencia. Cuando una organización de TI atraviesa un cambio importante, un ejecutivo senior debe comunicarse no solo con los otros ejecutivos que generan el cambio, sino también con los profesionales de la tecnología y los usuarios comerciales que finalmente se verán afectados. Es importante que expliquen los factores clave que influyeron en la decisión que impulsó el cambio, incluyendo las implicaciones financieras y comerciales. También es importante que brinden a las personas tanta información como sea posible: los niveles de ansiedad disminuyen cuando las personas conocen los detalles, saben cuáles son los riesgos identificados y cómo se tomó la decisión. Si los ejecutivos toman una decisión importante sin ofrecer a sus equipos esta transparencia, la percepción a menudo puede convertirse en que los líderes no saben cómo es realmente en las trincheras y cómo este cambio afecta su trabajo. Pero los equipos pueden sorprenderse de cuánto saben realmente sus ejecutivos sobre lo que sucede en las trincheras y las implicaciones técnicas del cambio. La transparencia total entre todos los que se verán afectados por el cambio le da a la iniciativa una oportunidad mucho mayor de tener éxito.
    
2. Organizar una reunión para discutir los detalles. Además de ser transparentes sobre por qué el cambio tiene sentido para la empresa, los ejecutivos deben tomar la iniciativa y facilitar un foro donde los equipos afectados también puedan discutir los detalles esenciales. Organizar una sesión detallando las implicaciones tecnológicas del cambio y permitir que los miembros del equipo hagan cualquier pregunta que puedan tener es clave. Esto no quiere decir que no se vuelva polémico; he estado involucrado en muchas reuniones en las que los ingenieros plantearon sus preguntas difíciles y su escepticismo natural ante un cambio de tecnología junto con preocupación porque no se les informó hasta que ya estaba en movimiento. Pero una vez que los compañeros ingenieros recorren los cambios a nivel técnico, la sala se relaja y la ansiedad se alivia. Este tipo de interacción ayuda a generar confianza y aceptación entre los agentes de cambio más importantes: los miembros del equipo técnico y los usuarios comerciales finales. Y un discurso abierto con los afectados por el cambio significa una mejor comprensión de las preocupaciones más comunes que los equipos pueden experimentar durante el período de transición y la mejor manera de aliviarlas para garantizar el éxito.
    
3. Aunque sea un negocio, conviértelo en algo personal. Para mí, la interacción personal también es de vital importancia, especialmente cuando una organización se encuentra en la fase de transición del cambio. Cuando los equipos comienzan a trabajar a través del cambio, especialmente los equipos técnicos, a veces puede ser demasiado fácil esconderse detrás de una pantalla de computadora donde las personas pueden sentirse más cómodas para ser parte del problema y no parte de la solución. Encuentro que es de gran ayuda orientar a las personas a tener conversaciones para conocer a las otras personas involucradas en el cambio. Me gusta impulsar estas conexiones en reuniones presenciales semanales o quincenales. Esto ha cambiado a Zoom y otros modos de comunicación en el entorno actual, pero estas interacciones regulares pueden ser muy efectivas porque sus equipos forman relaciones más personales que ayudarán al éxito del intermediario. Al final del día, se trata de conexiones personales y de generar confianza entre equipos y ejecutivos dispuestos a brindar ese estímulo y apoyo adicionales para garantizar que se adopte la nueva visión y el cambio.

Cuando una empresa emprende un cambio organizativo o tecnológico que modifica fundamentalmente sus procesos, soporte o infraestructura, puede haber incredulidad, preocupación y ansiedad que se acumula dentro de la organización. Ahora más que nunca, los ejecutivos deben proporcionar un sistema de apoyo más integral a los empleados a medida que reaccionan al cambio. La gente en general parece estar más emocional en este momento debido a las consecuencias continuas de la pandemia, y es más sensible al riesgo porque ven muchos cambios y riesgos en sus vidas personales. Eso hace que estas mejores prácticas sean aún más importantes ahora: las personas están lidiando con esta interrupción personal al mismo tiempo que quizás un cambio de paradigma en la tecnología y su vida laboral, y los líderes ejecutivos de gestión del cambio deben tener todo esto en cuenta.

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