Gestión efectiva de datos, fundamental para un gobierno efectivo

Por Miriam Ramírez, Gerente de Customer Advisory en SAS México, Caribe y Centroamérica

Durante la historia reciente, los gobiernos se han enfrentado a fenómenos económicos que amenazan su estabilidad financiera, creando desempleo y acelerando la urgencia de prestar servicios de apoyo social. Recientemente, una emergencia sanitaria, la de COVID-19, sacudió dicha estabilidad y disparó la demanda de recursos de salud debido a la velocidad de contagio. 

En este y otros escenarios, los líderes gubernamentales tuvieron que tomar decisiones críticas, y responder expeditamente para poder brindar seguridad y garantizar el bienestar de los ciudadanos. 

Ante estos eventos, los gobiernos requieren tener a su disposición la mayor cantidad de datos posibles para tomar decisiones y llevar a cabo las acciones pertinentes. Por ejemplo, necesitan saber qué segmentos de la población requieren mayor ayuda y dónde, anticipar el rumbo que tomarán ciertos sucesos, y qué pueden hacer para atenuar sus impactos. 

La respuesta a estas y otras preguntas se encuentran en los datos. Por ello es fundamental que los gobiernos tengan acceso a los datos correctos y cuenten con la capacidad de convertirlos en información útil, así como contar con los canales efectivos para comunicarla de manera que los propios gobiernos, los ciudadanos y las empresas tengan elementos para reaccionar. 

No obstante, actuar en momentos críticos, y en los normales, puede complicarse debido a que los datos se encuentran dispersos en distintas instancias gubernamentales y silos, además de que hay que recopilarlos manualmente, y no se tienen al alcance las herramientas necesarias para evaluar y entender lo que los datos están diciendo. 

Por tanto, el mayor reto para los gobiernos es que los datos están contenidos en bases de datos departamentales o por aplicaciones (silos), lo que les impide aprovecharlos para mejorar procesos, flujos de trabajo y prestar servicios de manera rápida y efectiva, además de que les dificulta cumplir con leyes y regulaciones. Al mismo tiempo, los silos impiden compartir información entre las instancias gubernamentales, lo que ofrece una vista parcial de los ciudadanos que están recibiendo servicios sociales, de salud e incluso apoyos humanitarios. 

Este escenario deja muy poco espacio para conocer de primera mano las deficiencias y mejorar los servicios, así como descubrir malas prácticas como el fraude, el desperdicio y el abuso. De ahí la importancia de que los gobiernos cuenten con una estrategia de gestión de datos efectiva. 

La gestión de datos es un recurso crítico que permite liberar el potencial de una organización, y llevarla a cabo de manera eficiente requiere tener una estrategia de datos, y métodos confiables para tener acceso a ellos, integrarlos, limpiarlos, gobernarlos, almacenarlos y prepararlos para la analítica. 

En un mundo cada vez más digitalizado, los gobiernos reciben datos de una innumerable cantidad de fuentes, como sistemas transaccionales, sensores, medios sociales, registros, video y texto. Es importante que sepan que el valor de los datos no radica en la fuente de donde provienen, sino en lo que se hace con ellos. 

Por tanto, la gestión de datos es una tarea primordial que el gobierno necesita integrar en su estrategia dado el avance de la digitalización en el sector y entre los ciudadanos. En esencia, las capacidades de la gestión de datos incluyen: 

• Calidad e integración de datos. Generación de tareas con el fin de  consolidar los datos de diversas fuentes (internas y externas), rastrear su linaje a través de las fuentes y procesos asociados, así como reducir los errores e inconsistencias y promover su estandarización para su correcta explotación.
• Preparación de datos. Preparar los datos para procesos analíticos, su explotación y uso dentro de reportes sin necesidad de programación o de la ayuda de TI. Esto permite invertir menos tiempo en preparar los datos y enfocarse en analizarlos y agregar valor.
• Gobierno de datos. Políticas y procesos que garanticen que los datos cumplen con las políticas establecidas y los estándares de la organización, así como regulatorios. 
• Protección de datos personales. Cumplir con la regulación en materia de protección de datos personales y de privacidad, globales y locales , permitiendo el correcto acceso, identificación, gobierno, protección y auditabilidad de los mismos. 
• Federación y administración de datos. Simplificar la administración, puntos de acceso y la seguridad de los datos, con el fin de ofrecer una vista consolidada, federada y completa en un formato amigable para el usuario. 

Juntas, la gestión de datos y la analítica sientan las bases para la modernización del sector y ofrecen un panorama amplio y claro de lo que sucede en todos los ámbitos de gobierno. Son herramientas que ofrecen un enorme potencial para ayudar a trasparentar el manejo de recursos, combatir los problemas de corrupción y fraude, entre muchos otros. 

Gobierno basado en datos

En épocas de inestabilidad e incertidumbre, cuando los flujos de capital normales se reducen y aumenta la necesidad de nuevos programas, los gobiernos tienen que ser capaces de adaptarse y responder lo más rápidamente posible en tres áreas clave: el impacto en los ingresos, el desarrollo económico y la transparencia financiera. 

En este escenario, la gestión de datos y la analítica tienen un papel aún más estratégico en las iniciativas de gobierno para afrontar estos desafíos. 

El impacto en los ingresos. El principal reto es la reducción de los ingresos. Por ejemplo, durante la pandemia, la actividad económica normal se detuvo de tajo, lo que redujo el consumo de combustible pues la gente trabajaba desde sus hogares, o se cancelaron todos planes de viajes o vacaciones. El sector turismo y restaurantero fueron afectados, al igual que las ventas minoritas, lo que redujo considerablemente los ingresos del gobierno. 

Apoyados en la gestión de datos y la analítica, los gobiernos pueden hacer pronósticos precisos para tomar mejores decisiones durante las crisis. Entre otras cosas, deben incorporar los datos de las fuentes tradicionales, así como de nuevas fuentes que normalmente no se utilizaban para predecir los ingresos. Por lo tanto, poder incorporar y realizar pruebas rápidamente de fuentes de datos que no son las tradicionales es una capacidad fundamental, y lo cual debe poder repetirse fácilmente para entender cómo son afectados los ingresos por diversos factores. 

De este modo, las organizaciones gubernamentales pueden gestionar efectivamente sus flujos de ingresos al evaluar el entorno que los genera, pronosticando con asertividad lo ingresos y entendiendo el impacto de las decisiones políticas. 

Desarrollo económico. Después de una época de incertidumbre económica como la que se vive, se requieren políticas que apoyen la economía, y mantener lo más estable posible la red de relaciones económicas y financieras entre los empleados y las empresas, y proveedores y consumidores, para garantizar la recuperación. El propósito final es reducir, en la medida de lo posible, cualquier daño que hubiese provocado una crisis temporal por las pérdidas de empleos y las declaraciones de bancarrota de las empresas.

Por tanto, las entidades de gobierno tienen que ser capaces de incorporar tantos datos como sea posible para identificar a los ciudadanos y empresas más afectados. Entender el impacto de las políticas promulgadas durante periodos de inestabilidad económica previos servirá como fundamento para evaluar nuevas políticas. Al final del día, la recuperación dependerá de las políticas que se basen en datos y de su aplicación efectiva. 

Transparencia financiera. Los gobiernos se esfuerzan por ayudar a ciudadanos, empresas y economías brindando ayuda monetaria a través de estímulos, beneficios adicionales y políticas fiscales flexibles. Al ser un gasto gubernamental, se espera que los fondos se utilicen de la mejor forma, y sea posible entender qué se pagó, a quién se pagó por qué servicios y quiénes se beneficiaron. 

Hay dos factores que se asocian con ofrecer transparencia financiera: la velocidad con las que los gobiernos distribuyen los fondos y la cantidad de programas, y los sistemas que se utilizan para darles seguimiento. 

Con la analítica y la gestión de datos, los gobiernos pueden aprovechar las plataformas que permiten el acceso oportuno a los sistemas que aceptan y liberan los fondos. De este modo, se facilita el escrutinio de los detalles del gasto y la capacidad de identificar y resolver las anomalías. Una plataforma de transparencia financiera genera los reportes de gastos y los dashboards necesarios para supervisar los requisitos, así como el examen público. 

En el actual contexto, es fundamental que las organizaciones utilicen una infraestructura de datos y la analítica avanzada que les permita comprender los retos que se desprenden de las tres áreas antes mencionadas. Así como la pandemia representó una seria amenaza para los gobiernos, también es una oportunidad de resolver los problemas de datos que habían estado presentes durante mucho tiempo. 

Lo cierto es que mejorar la manera en que los datos se comparten entre las instancias gubernamentales puede elevar su capacidad de generar insights basados en datos y permitirles tomar decisiones más informadas y oportunas, para que las acciones resultantes sean relevantes. De igual forma, les da mayor capacidad para responder a los efectos de los retos que encaren hoy y en el futuro. 

Áreas de impacto

Entre las áreas en las que la gestión de datos y la analítica tienen una aplicación efectiva, destacan: 

Finanzas del sector público. Garantizan la administración adecuada de la recaudación fiscal y la gestión de pagos, así como entender el impacto económico de diferentes alternativas políticas. Ayudan en la detección de fraudes, evasión o elusión fiscal y abusos para tener una vista real de las operaciones de las agencias gubernamentales y el comportamiento de los contribuyentes. 

Seguridad pública y justicia. Elevan la precisión y velocidad de las investigaciones y permiten tomar mejores decisiones para proteger a la ciudadanía. En cuanto a la aplicación de la ley, brindan un entorno estructurado para reunir, gestionar y analizar datos de inteligencia. 

Servicios sociales. Aseguran mejores resultados al ofrecer los beneficios a la gente que los requiere de manera oportuna; mejoran la gestión de recursos al detectar y mitigar los pagos indebidos, y mejoran la eficiencia operativa y la prestación de servicios. 

Salud. Permiten entender el impacto de las políticas de salud. De este modo, los organismos responsables toman decisiones más informadas e innovadoras para mejorar los resultados y garantizar la accesibilidad y calidad de los servicios y controlar los costos. 

Educación. Es posible entender el potencial y la trayectoria de los estudiantes e identificar su posible deserción. Permiten también traducir los datos en insights para que los educadores entiendan mejor las necesidades, los retos y las oportunidades de sus alumnos, y garantizar la transparencia de los fondos destinados a las escuelas públicas.  

SAS México