¿Reducir tus gastos o reevaluar? Las cinco preguntas clave sobre inversión en TI que debes plantearte

Por Sebastian Grady, presidente de Rimini Street

Los CIOs y CFOs de hoy deben ser muy prudentes con sus presupuestos de TI. Para muchas empresas, es una cuestión de supervivencia dados los tiempos difíciles actuales, con presupuestos de TI bajo mucha presión en la mayoría de las industrias. También depende de la etapa en la que se encuentre la empresa: sobrevivir, estabilizarse o prosperar.

Una de las señales más importantes de que es hora de evaluar una inversión en TI específica es cuando ésta se convierte en una pérdida de dinero sin un final a la vista. Sin embargo, esto es un desafío porque la mayoría de los proyectos de TI no cuentan con un modelo de ROI de costos bien definido. La lección aprendida en muchos de estos proyectos es dedicar mucho más tiempo al ROI o a la propuesta de valor antes de aprobar el proyecto.

¿Cómo se ve una inversión equivocada?

Considera el ejemplo de la empresa de gestión de flotas con sede en Europa, LeasePlan. La empresa anunció su falla masiva de SAP ERP en el segundo trimestre de 2019. En este mismo anuncio, la compañía también dijo que estaba tomando una pérdida de 100 millones de euros y poner fin a su proyecto SAP S / 4HANA. ¿Qué salió mal? Al igual que muchos incidentes pasados, como los de Lidl, National Grid y Haribo, la falla de implementación del SAP ERP de LeasePlan podría, y debería, haberse evitado.

Hubo muchas señales de advertencia que deberían haber alertado a la empresa, su equipo y sus consultores, de que este iba a ser un proyecto muy difícil, que iba desde la ardua tarea de consolidar 35 sistemas en un solo sistema hasta el hecho de que el CIO de la empresa promocionara su “plan agresivo” para una estrategia de implementación sin una comprensión clara y aparente del costo o riesgo involucrado.

Dados los costos de una migración de ‘extraer y reemplazar’ a SAP S / 4HANA y el nivel actual de madurez de la plataforma S / 4HANA, creo que actualmente la migración a S / 4HANA tiene un retorno de la inversión cuestionable para la mayoría de los licenciatarios de SAP. Hoy en día, S / 4HANA es todavía un producto en etapa inicial y carece de un beneficio comercial sólido para la mayoría de los licenciatarios que operan en plataformas ECC 6 maduras y con muchas funciones. Teniendo en cuenta las licencias y el soporte, el hardware, las implementaciones y las actualizaciones, estimamos que costaría un promedio de $35 millones de dólares por cada millón de dólares pagado en mantenimiento anual para migrar a S / 4HANA y operar el sistema durante un período de siete años.

Preguntas clave para hacer

Tales actualizaciones de ERP o proyectos de migración de gran escala que no respaldan una prioridad estratégica y agotan recursos valiosos durante tiempos tan desafiantes no deberían implementarse. Si está en marcha, asegúrate de que haya un ROI claro y bien calculado para justificar las inversiones continuas; si no es así, es probable que sea hora de ponerle fin. Hay cinco preguntas clave que deben tenerse en cuenta:

1. ¿Cuál será el impacto organizacional de esta iniciativa?
2. ¿Qué otras iniciativas compiten por los mismos recursos, incluidos mano de obra, tiempo y presupuesto?
3. ¿Hay otros proyectos más importantes en esta fase de crisis?
4. ¿Es necesario que esta iniciativa continúe ahora?
5. ¿Se puede aplazar?

A pesar de las presiones que puedan sentir, los CIOs deben ser audaces y decir que no si el proyecto no va a mejorar el negocio. Prestar atención a esta señal es clave, ya que los principales proveedores de hardware y software pueden afirmar que tienen el elixir digital para todos sus problemas pandémicos. No me malinterpretes, hay algunas buenas ideas. Pero si lo piensas bien, estos fabricantes importantes tienden a ganar más dinero cuando una empresa migra o se actualiza a algo nuevo, independientemente de si es el movimiento correcto o no. Esto conduce a tantos cambios que, por lo general, no tienen una propuesta de valor real para la empresa. Las empresas que no solo sobrevivirán, sino que prosperarán son aquellas que analizan detenidamente cada nuevo proyecto que están tratando de venderles. Cada partida del presupuesto debe revisarse y priorizarse. Incluso podría significar la diferencia entre crecer y morir.

En la mayoría de los casos, los líderes de TI deben consultar a sus usuarios finales y beneficiarios específicos sobre el valor final antes de iniciar un proyecto. Desafortunadamente, la realidad es que la mayoría de los proyectos de TI no siguen este rigor, lo que resulta en una mala decisión desde el principio. Los usuarios finales y otras partes interesadas a menudo son informados después de que se toma la decisión de iniciar el proyecto. Esta falta de comunicación puede tener un impacto de amplio alcance, desde la baja moral de los empleados hasta la gestión del cambio y el desgaste de grandes talentos.

¿Cómo evitar inversiones ineficaces?

Una clave que las empresas deben tener en cuenta es asegurarse de que sus contratos con proveedores de tecnología estén redactados correctamente con las cláusulas de salida correctas que pueden ayudar a minimizar el daño de una inversión. Además, las empresas deben comenzar con algo pequeño, siempre que sea posible, para ayudar a obtener ganancias tempranas a medida que amplía el alcance de su proyecto. Considera a socios que son abiertos y flexibles frente a los modelos de proveedores que pueden encerrarte.

Los proveedores de infraestructura de nube pública como AWS, Azure y Google Cloud Platform son excelentes ejemplos de modelos flexibles y de bajo riesgo que ofrecen la capacidad de escalar hacia arriba y abajo según lo que requiera la empresa. Con este enfoque, no es de extrañar que AWS reportó $13.5 mil millones de dólares en ganancias operativas anuales en 2020, o más del 63% de las ganancias operativas totales de la compañía para el año. Habiendo crecido constantemente en el rango del 30% en los últimos trimestres, AWS es un pionero de otras plataformas de computación en la nube.

En lugar de gastar millones de dólares en un centro de datos obsoleto, las empresas deben considerar proveedores y modelos que no solo puedan brindar mejores ahorros, servicio y desempeño, sino también aquellos que ofrezcan una salida de bajo riesgo dependiendo de las cambiantes condiciones comerciales y del mercado.

Al final, los CIOs deben aprender a ser duros consigo mismos y responsabilizar a las partes interesadas internas y a los proveedores. Todos los que crean que un proyecto de TI es importante deben presentar información y evidencia de que el proyecto mejorará el negocio. Puede ser difícil, pero aquellos que se resisten a las actualizaciones de los principales proveedores de TI y evalúan las prioridades estratégicas con un ROI claro, estarán entre los que se dan a sí mismos la mejor oportunidad de tener éxito.