UCaaS: ¿Cómo puede ayudar a tu negocio?

El crecimiento de un negocio depende en gran medida de su ritmo de innovación, y es por esto que los líderes de Tecnologías de la Información (TI) están recurriendo a UCaaS, un modelo que ayuda a las empresas a avanzar hacia la modernización y transformación digital.Pero, ¿de qué trata exactamente? En este contenido te lo contamos. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es UCaaS?

UCaaS significa Comunicaciones Unificadas como Servicio o, en inglés, «Unified Communications as a Service», y se trata de un modelo que ofrece — a través de un único proveedor en la nube — la capacidad de integrar múltiples métodos de comunicación.Según la consultora Gartner, este esquema admite seis funciones de comunicaciones:

1. Telefonía empresarial;
2. Reuniones (conferencias de audio / video / web);
3. Mensajería unificada;
4. Mensajería instantánea y presencial (personal y de equipo);
5. Movilidad;
6. Procesos comerciales habilitados para las comunicaciones.

En otras palabras, las Comunicaciones Unificadas como Servicio brindan una gran variedad de aplicaciones y servicios de comunicación y colaboración, lo cual es sinónimo de flexibilidad y escalabilidad para las principales tareas comerciales de un negocio.Lo anterior reside en que UCaaS permite integrar las llamadas, videos, reuniones, mensajería, entre otros procesos y aspectos, con un solo proveedor, dejando de comprar los servicios por separados.

¿Cómo funciona UCaaS?

Las diversas aplicaciones y servicios se subcontratan a un actor externo, es decir, la infraestructura de UCaaS es propiedad del proveedor. Éste es quien la opera, mantiene y la entrega a través de una red IP desde una plataforma común, prestando el servicio por medio de un cargo de suscripción recurrente y mensual.¡Usarla es muy sencillo! Imagina que un cliente intenta comunicarse contigo y llama al teléfono que atiende tu secretaria. En ese caso, está simplemente debe marcar a tu dirección IP y, a través de UCaaS, el sistema redirigirá a la persona al método de comunicación que tú pre definiste, posibilitando una interacción ágil, práctica y eficiente.

8 formas en las que UCaaS ayudará a tu negocio a tener éxito

De manera concreta, podemos destacar los siguientes beneficios del modelo UCaaS:

1. Ahorro de costos

UCaaS impacta directamente en el ahorro del TCO (costo total de propiedad o Total Cost of Ownership), el cual se reduce en un promedio de 30 % en comparación con otras soluciones en la nube.Por otro lado, las Comunicaciones Unificadas como Servicio no solo reducen el Total Cost of Ownership, sino que también fomentan la innovación, conduciendo a la organización a un crecimiento sin precedentes, rompiendo con los silos internos y aumentando la calidad del servicio al cliente.

2. Evolución del modelo de negocio

Para las empresas no está permitido quedarse atrás, principalmente por el cambio constante del panorama de los negocios, y esta premisa ha sido la mayor fuerza impulsora en la adopción de UCaaS.Gracias al uso de las Comunicaciones Unificadas como Servicio, los líderes de TI impulsan la participación del cliente, mejoran la gestión de productos, fomentan colaboración entre los miembros del equipo y apuestan por una mejor tecnología.

3. Productividad en empleados

Derivado de la agilidad de aprovisionamiento que se obtiene con el modelo de UCaaS, el personal de TI de las organizaciones tendrá un ahorro de tiempo, ya que contará con herramientas de colaboración para trabajar de manera más productiva.

4. Comunicación eficaz

Gracias a la presencia —es decir, conocer la ubicación y disponibilidad del personal—, podremos ahorrar tiempo en la transferencia de llamadas, contacto y en el tiempo de respuesta.

5. Colaboración y gestión de equipos

Las comunicaciones unificadas permiten una mayor interacción con clientes y entre colaboradores de la organización, ya que el uso de los diversos canales de comunicación ayudarán a reducir costos y tiempo en viajes de negocios.

6. Movilidad

UCaaS ofrece a los usuarios la posibilidad de moverse con total libertad dentro y fuera de la organización, sin dejar de mantenerse conectado y en comunicación con su equipo y clientes.

7. Mejor uso de datos

El adoptar UCaaS ayuda a que los datos de una empresa fluyan de manera más libre y de fácil acceso para todos sus miembros; además, permite que la información se use para mejorar ventas, encontrar nuevas fuentes de ingresos, evaluar el trabajo realizado, entre otras cosas.

8. Entorno de trabajo seguro

La información contenida en los ambientes de apoyo de UcaaS está encriptada, por lo cual es más segura.

¿Cómo elegir un proveedor de UCaaS?

Existen diversos proveedores de UCaaS, por ende es necesario que se evalúes cuáles satisfacen las necesidades actuales y futuras de la organización. Para ello, es necesario responder a 11 preguntas claves:

1.  ¿La plataforma ofrece todos las funciones y servicios que necesita mi negocio?
2. ¿La plataforma es segura y podrá proteger los datos y privacidad de las organizaciones?
3. ¿La plataforma se integra con aplicaciones indispensables para nuestra actividad (como Microsoft Teams o Salesforce)?
4. ¿Permite una mayor colaboración y una comunicación más sólida a través de una experiencia de usuario intuitiva?
5. ¿Es una plataforma flexible que permite opciones como enlace troncal con SIP de terceros, BYOC, API flexibles, etc.?
6. ¿La plataforma dispone de soluciones que mejoren la comunicación, los flujos de trabajo y la eficiencia?
7. ¿Tiene antecedentes de prestar servicios de alta calidad profesional de video, voz y chat?
8. ¿El proveedor proporciona inducción y formación para una correcta adopción?
9. ¿El proveedor continuará ofreciendo funciones de última generación y soluciones innovadoras?
10. ¿El proveedor tiene competencias necesarias y experiencia en la atención a los clientes de mi sector?
11. ¿La implementación de UCaaS en mi organización es rentable y me ayudará a reducir costos?

¡Bien! Ahora sabes en qué consiste el modelo UCaaS, cómo funciona, cuáles son sus principales beneficios y cómo elegir un proveedor que te permita aplicarlo.No olvides que las comunicaciones unificadas no se tratan solo de discutir e intercambiar información, sino que también propician la integración de métodos de comunicación en un solo entorno, así como la provisión y administración de usuarios, mejorando la supervisión y el monitoreo.