El espacio de trabajo para la transformación digital

Por Alberto Elizondo, Managing Director Latin America & Caribean de Humanscale.

La transformación digital se refiere a la adopción de procesos y herramientas digitales para lograr objetivos de negocios estratégicos. Es un proceso complejo y multifacético que representa un cambio cultural masivo en cada organización. De acuerdo con la consultora Everest Group, en su informe Reimagining Workplace Services, el 68% de las grandes empresas piensa que, para el 2021, la mayoría de sus empleados serán móviles y no estarán sujetos a un espacio de oficina, mientras que para el 2025, más del 75% de los lugares de trabajo estarán integrados por millennials, muchos de ellos en roles influyentes de toma de decisiones.

Estas expectativas generan preocupación en muchas empresas en México. Según la encuesta Millennials 2018, de Deloitte, el 67% de los colaboradores de esa generación espera que la industriales apoye con los elementos necesarios para que puedan concentrarse en actividades más creativas. De hecho, alrededor de la mitad de los millennials considera a la flexibilidad del lugar de trabajo y los programas de bienestar como factores fundamentales para elegir a un empleador.

Por ello, debemos considerar la tecnología y las personas como los ejes fundamentales de los procesos de cambio asociados a la transformación digital. Desde una política BYOD hasta proporcionar a las personas la opción de elegir dónde trabajar, la tecnología también nos permite ser más ágiles en el lugar de trabajo. Por ejemplo, las empresas están creando espacios que incorporan estaciones de trabajo temporales, donde un equipo puede trabajar en un proyecto, finalizarlo, y luego reconfigurar la estación para apoyar al próximo equipo. La tecnología de estas estaciones de trabajo debe ser igualmente ágil en estos entornos.

Herramientas de trabajo como escritorios multinivel, sillas autoajustables, brazos móviles para monitor y lámparas multipropósito, están incorporando innovaciones que permitan modalidades de trabajo como coworking y hot desking, facilitando la conectividad con múltiples colaboradores y dispositivos, sustituyendo las estaciones de acoplamiento, para comenzar a trabajar sin el desorden de los cables. Después de todo, una estación de trabajo ordenada es mucho más cómoda y eficiente.

Los modelos laborales también están evolucionando. En México ya podemos ver empresas que hacen un mejor uso de su espacio de trabajo al eliminar áreas “privadas”. Quitar las oficinas individuales del perímetro permite compartir la luz del día, haciendo que el espacio sea más saludable y productivo. La gente encuentra que el “zumbido” de la oficina, lejos de ser una distracción, les ayuda a concentrarse mejor. De hecho, los empleados más jóvenes pueden beneficiarse de la “mentoría pasiva” al ver y escuchar cómo los ejecutivos más experimentados realizan sus actividades.

Si bien la transformación digital implica la incorporación de la tecnología para lograr mayor eficiencia adaptada al entorno del negocio, la gente juega un papel clave en todo este proceso. La inversión en herramientas de oficina que ayuden a disminuir la resistencia al cambio es bien recibida por parte de los colaboradores. Algunas organizaciones incluso han decidido adquirir mobiliario libre de productos químicos tóxicos como formaldehídos, PVC, Cromo 6 y revestimientos de PFC, que ayuda a reducir la exposición de los empleados a estas sustancias.

Según la consultora IDC, 55% de las empresas en México señalan la falta o disminución de presupuestos como el principal obstáculo para implementar proyectos hacia la transformación digital. Sin embargo, se ha comprobado que la modernización de los espacios de trabajo mejora el clima organizacional y la productividad de las compañías, por lo que esta debe ser vista como una inversión y no como un gasto.