Usec Network Magazine
por David Lee
La necesidad de enviar y recibir documentos impresos y artículos, nos obliga a utilizar los métodos tradicionales de envío mediante el servicio postal o bien, a través de las empresas especializadas en mensajería y paquetería, sin embargo, y ante las amenazas, estamos asimismo obligados a aprender a enviar y recibir este tipo de mensajería de manera segura.
Básicamente existen 3 tipos de riesgos al hacer uso de mensajería:
- Robo, pérdida o uso indebido de mensajería. Por lo cual, podemos ser víctimas de robo, sustracción o divulgación de documentos con información sensitiva, tarjetas de crédito, robo de mercancía o bien, el uso indebido por parte de personas malintencionadas para solicitar o enviar información o cosas de manera ilegítima.
- Recepción de paquetes bomba, amenazas o intentos de estafa. Direccionados o no a alguna persona en específico con el fin de causar daños o muertes, así como de amenazas de bombas, secuestros, intentos de extorsión o bien, la recepción de atractivas ofertas fraudulentas para inversiones, obtención de créditos para compra de vehículos o inmuebles así como de verificación de datos oficiales personales.
- Recepción de paquetes con contenidos que presenten amenazas de tipo químico, biológico o radiológico. Orientadas a generar serios daños o incluso la muerte mediante la descarga, diseminación o el impacto de sustancias químicas potencialmente venenosas (gas mostaza, agentes nerviosos, gas sarín), diseñadas para esparcir organismos biológicos nocivos para la salud (ántrax, ricina, viruela, toxina botulínica) o bien sustancias generadoras de radiación.
Medidas de prevención
Envío. Si se requiere utilizar el servicio postal oficial, lo recomendable es acudir o enviar a una persona de confianza a una oficina autorizada para entregar la mensajería e idealmente solicitar el envío de manera certificada, a fin de garantizar la entrega en tiempo y forma. Al acudir a una oficina de correos a diferencia de un buzón de envíos postales, además de minimizar el riesgo de que el buzón sea robado o no sea recolectado de manera eficiente, se evita cometer el error de adherir estampillas postales insuficientes al ser supervisado y certificado por un oficial del servicio postal.
En el caso información sensitiva o artículos de valor, las opciones de envío a través de empresas especializadas, constituyen una opción que aunque más costosa, es más rápida y eficaz, que permite además de asegurar el envío contra robo o pérdida, el rastrearlo para confirmar su entrega a través de su sitio en internet. En cualquier caso indique, en el sobre o caja, los datos precisos y completos del remitente y destinatario; si éste último se encuentra dentro de una organización, indique claramente el departamento y oficina o piso en el que se deba entregar el envío.
No indique el contenido específico del envío (escrituras, facturas, cheques, tarjetas de crédito), menciónelo si acaso genéricamente (documentos). Verifique telefónicamente la recepción correcta de su envío llamando al destinatario.
Recepción. Resulta fundamental el contar con un lugar específico y seguro para la recepción de mensajería. En el caso de casas-habitación, lo idóneo es instalar buzones de correo perfectamente asignados e identificados y que cuenten con el nivel de seguridad necesaria a través de cajas metálicas, aseguradas con cerraduras de seguridad o candados, adosados a las rejas o puertas, o bien, colocados en lugares visibles y bien iluminados.
Es recomendable indicar mediante un anuncio o letrero de advertencia, el hecho que “El robo o sustracción de mensajería, constituye un delito federal”, el cual puede constituir un disuasivo para alguna persona malintencionada. Evite la acumulación de mensajería en su buzón y acuda periódicamente, de día e idealmente acompañado a retirar su correspondencia. Resguarde adecuadamente información sensitiva, tal como estados de cuenta bancarios, recibos de luz, teléfono o pago de predial y lleve un registro puntual de los mismos, a fin de detectar ante un faltante, la sustracción de mensajería.
Considere la cancelación de recepción en domicilio de estados de cuenta bancarios y solicite el envío a su correo electrónico mediante las nuevas opciones “paperless” que ofrecen hoy en día las organizaciones financieras.
Manténgase alerta ante la recepción de correspondencia que le invite a participar en inversiones o adquisiciones de bienes y servicios, en la cual aparezcan impresos sus datos en formatos de crédito “pre-aprobados” y que requieran únicamente el llenado de información complementaria de tipo personal oficial, como su registro federal de contribuyentes o cédula, así como de tarjetas de crédito, ya que usted puede ser víctima de robo de identidad o bien víctima de fraudes. Consulte el capítulo de Fraudes y Estafas del Manual de Seguridad.
Manejo de mensajería y paquetería en organizaciones
La mejor forma de minimizar riesgos en términos de robo, pérdida y recepción de sobres o paquetes indeseados o peligrosos, reduciendo costos, la posibilidad de sufrir eventuales daños e incrementando la eficiencia y eficacia en el manejo y entrega de correspondencia, se logra centralizando dichas actividades en un área separada del resto de la organización, debidamente protegida, equipada y con personal entrenado para recibir, analizar, evaluar, resguardar, canalizar y entregar todo tipo de mensajería y paquetería.
Es preciso seleccionar, capacitar y adiestrar adecuadamente al personal de dicha central de mensajería, respecto de los indicadores que les permitan reconocer e identificar paquetes sospechosos, estableciendo protocolos y planes de seguridad precisos para su manejo, alerta al personal, reporte a las autoridades y respuesta en caso de incidentes de tipo químico, biológico, radiológico por detonación de artefactos, bombas o explosivos.
Asimismo se debe difundir a todo el personal de la organización, las medidas y políticas de seguridad establecidas para el envío y recepción de mensajería a fin de reducir riesgos y elevar el nivel de confianza en relación a los paquetes que ingresen a otras áreas de la organización.
Evaluación de riesgos
Es necesario considerar la naturaleza de la organización, las circunstancias que pueda estar enfrentando en un momento determinado (reestructuración, crisis, venta o cierre) y el rol y comportamiento de su personal en la sociedad, a fin de analizar su nivel de riesgo, ya que debido al desempeño en su ámbito social, político o económico, algún empleado o la organización misma, pueda ser identificado como un blanco potencial para recibir amenazas o atentados, a través de mensajería o paquetería.
La evaluación de riesgos debe contemplar además, las áreas de recepción y envío de mensajería, el personal a su cargo, los procedimientos involucrados en el manejo de sobres y paquetes así como un catálogo de clientes y proveedores a fin de llevar un control adecuado. Asimismo se deben conocer los trabajos y tareas adscritos a las diferentes áreas y su personal, para identificarlas y jerarquizarlas con mayor o menor riesgo de recibir mensajería potencialmente dañina o amenazante.
Evite en lo posible que los empleados envíen o reciban mensajería de índole personal en la organización. Audite periódicamente el área de mensajería, para detectar abusos que se dan al utilizar las cuentas o recursos de la organización para envíos personales o incluso detección de robos al enviar artículos a través de paquetes. Exija a los empleados, dar aviso al área de mensajería de paquetes o cajas que esperen recibir a fin de estar prevenidos.
Identificación de paquetes sospechosos
Algunos de los principales indicadores que deben ser tomados en consideración para identificar y señalar un sobre o paquete como sospechoso o potencialmente peligroso son los siguientes:
- Información incorrecta y leyendas especiales. No cuenta con datos de remitente y/o destinatario claramente indicados, incompletos, erráticos o con faltas de ortografía. Posee indicaciones o leyendas restrictivas tales como “Personal”, “Entrega Urgente” o “No pasar por Rayos X, videocasete incluido”.
- Empaquetado, sellado y estampillado. Muestra un empaque rígido o abultado con formas no definidas. Se encuentra sellado con cinta adhesiva en las orillas o cinta en exceso en su envoltura general. Presenta estampillas en exceso o muestra timbres o sellos postales de envío desde otros países.
- Manchas y olores. Muestra manchas de aceite, decoloración, cristalización o polvos extraños en el sobre o empaque. Desprende algún tipo de olor extraño.
- Presencia de cables. Presenta alambres o cables que sobresalen del empaquetado.
En caso de recibir un paquete sospechoso
- No lo manipule. Si lo tocó, lávese las manos con agua y jabón.
- Aíslelo de inmediato en un área de seguridad.
- No lo abra, huela o pruebe.
- Active su plan de emergencia y notifique a los supervisores de la organización.
- Reporte el hecho a las autoridades competentes.
En caso de amenaza de bomba
- Evacúe el lugar inmediatamente.
- De aviso a la policía para recibir ayuda especializada.
¿Qué recomendarias para incrementar la seguridad en la recepción y envío de mensajería y paquetería?
